Email this page				Print this page

Contact: Marcin Kowalski

Flexible benefits

Zaoferuj swoim pracownikom to, czego naprawdę potrzebują

Programy kafeteryjne

Pracodawcy często doświadczają tego, że ich wysiłki w kierunku zapewniania pracownikom atrakcyjnego pakietu benefitowego poparte nawet solidnymi nakładami, nie wzbudzają u pracowników zadowolenia.

Jest to między innymi efekt tego, że w świecie zróżnicowanych potrzeb, światopoglądów i pomysłów na życie niezmiernie trudno zaplanować rozwiązanie, które trafi w potrzeby każdego pracownika.

Odpowiedzią na wzrastające oczekiwania pracowników są programy kafeteryjne umożliwiające pracownikom dość swobodne kształtowanie pakietu benefitowego, a pracodawcom dające pewność o efektywności wydatkowanych na ten cel środków finansowych.

Studium wykonalności

Decyzja dotycząca zmiany filozofii świadczeń pracowniczych i wdrożenie rozwiązań z grupy flexible benefits wymaga rozważnego przeanalizowania wszystkich związanych z tym zagadnieniem okoliczności.

Konstrukcja programu kafeteryjnego

Zaplanowanie konstrukcji programu kafeteryjnego wymaga m.in. odpowiedzi na pytania: jaki pakiet benefitów oferowany jest pracownikom aktualnie; jaki jest koszt aktualnego pakietu benefitów; które z benefitów ma obejmować program kafeteryjny; czy budżet przewidziany na program kafeteryjny jest wystarczający; jak nowy program kafeteryjny ma odnosić się do aktualnych benefitów; jakie będzie kryterium uprawnienia do programu kafeteryjnego; jakie mają być główne zasady programu kafeteryjnego?

• Mercer dysponuje gotową listą pytań do wykorzystania oraz narzędziem internetowym do przeprowadzania elektronicznych ankiet. Przy założeniu, że wszyscy pracownicy mają dostęp do Internetu, badanie opinii i oczekiwań pracowników można przeprowadzić w ciągu 3 dni. Konsultanci Mercer mogą też moderować spotkania typu focus group i przygotować podsumowanie ich przebiegu wraz z wnioskami.
• Na podstawie otrzymanych od pracodawcy dokumentów i uzupełniających informacji istniejący system świadczeń jest oceniany pod kątem stworzenia na jego bazie systemu kafeteryjnego. Ocena standardowo wykonywana jest w oparciu o narzędzia wypracowane przez Mercer.
• Mercer przedstawia koncepcję programu zazwyczaj w ciągu kilkunastu dni od otrzymania kompletu materiałów i informacji.
  

Negocjacje z dostawcami

Programy kafeteryjne to nowość także dla partnerów firmy, takich jak kliniki medyczne, ubezpieczyciele czy fundusze inwestycyjne. Aby uzyskać atrakcyjne warunki świadczeń przydatna jest znajomość zakresu możliwości i ograniczeń potencjalnych dostawców oraz znajomość najlepszych i najbardziej skutecznych metod negocjowania warunków tego typu rozwiązań z ww. firmami.

Mercer jest cenionym partnerem wielu pracodawców. Na naszym koncie mamy dziesiątki programów wynegocjowanych z kluczowymi ubezpieczycielami, klinikami medycznymi i funduszami inwestycyjnymi w Polsce. Dzięki temu w ciągu 4 - 6 tygodni jesteśmy w stanie wynegocjować najlepsze warunki świadczeń pracowniczych dotyczących ubezpieczenia, opieki medycznej i planów oszczędnościowych, przedstawiając jednocześnie uargumentowaną rekomendację wyboru najlepszych propozycji. W relacjach z ubezpieczycielami występujemy jako licencjonowany broker ubezpieczeniowy.

Komunikacja i administracja

Kluczowym punktem programu kafeteryjnego jest sposób, w jaki zostanie on zakomunikowany pracownikom. Dostępnych narzędzi i rozwiązań jest wiele a ich dobór w konkretnym przypadku zależeć będzie od uwarunkowań danej firmy.

Sukces programu kafeteryjnego w równie dużym stopniu zależy od sprawnej administracji. Spektrum dostępnych rozwiązań jest szerokie, ale szczególnie uważnie przeanalizować warto zasadność zastosowania zaawansowanych rozwiązań informatycznych – w wielu firmach równie dobre efekty, przy niższych kosztach początkowych może zapewnić staranne zaprojektowanie obiegu dokumentów i informacji, przekazywanych w tradycyjnej, papierowej formie.

Mercer dysponuje zarówno narzędziami informatycznymi (internetowymi oraz MS Office) przygotowanymi specjalnie dla obsługi programów kafeteryjnych, jak również dużym doświadczeniem w ousourcingu bieżącej administracji benefitami z użyciem prostszych rozwiązań (email, MS Excel, druki papierowe).

Mercer zapewnia wsparcie w procesie komunikacji poprzez:

• przygotowanie materiałów drukowanych
• przeprowadzenie specjalnych prezentacji
• telefoniczną i / lub e-mailową akcję informacyjną
• prowadzenie listy Pytań i Odpowiedzi

Komunikacja i administracja cd.

Administracja i komunikacja to dla Działów HR źródło największych obaw w kontekście programów kafeteryjnych. Co powinno być odpowiedzią na tego typu problemy?

Według Mercer kluczem jest:

• skonstruowanie możliwie najprostszego systemu i to zarówno z perspektywy późniejszej administracji jak i w kontekście formy i treści komunikacji dla pracowników (w prosty sposób można będzie przekazać pracownikom tylko proste zasady – jeżeli reguły rządzące programem kafeteryjnym będą zbyt skomplikowane, skomplikowany będzie też musiał być komunikat do pracowników)
• dostosowanie stylu i formy komunikatów do kultury pracy w firmie (w niektórych firmach lepiej będzie przekazać wszystkim pracownikom szczegółowy regulamin a w niektórych lepiej będzie przeprowadzić prezentacje warunków programu, traktując materiały pisane, jako uzupełniające źródło wiedzy dla bardziej dociekliwych pracowników)
• zastosowanie procedur i narzędzi uwzględniających rozmiar, strukturę, stopień informatyzacji stanowisk pracy firmy (nie zawsze zaawansowane rozwiązania informatyczne są efektywną odpowiedzią na problemy administracyjne – np. w mniejszych organizacjach równie dobre efekty może przynieść przemyślane ustawienie procedur administracyjnych opartych o standardowe narzędzia: e-mail, MS Excel).

Mercer w sposób ciągły prowadzi ousourcing administracyjny dla około 200 programów ubezpieczeniowych. Dzięki temu doświadczeniu jesteśmy dobrze przygotowani do zorganizowania i poprowadzenia obsługi administracyjnej programów kafeteryjnych.

W zależności od konkretnych uwarunkowań i oczekiwań Mercer może zaproponować poprowadzenie administracji programem kafeteryjnym z wykorzystaniem:

• prostych arkuszy MS Excel albo
• zindywidualizowanych i wzbogaconych o odpowiednie makra arkuszy MS Excel, automatycznie scalających dane dotyczące decyzji pracowników albo
• internetowego narzędzia eFlex – opartego o spersonalizowane konta pracowników, stanowiącego stałą platformę informacyjną o całości planu kafeteryjnego.

Zaletą rozwiązań opartych o MS  Excel jest ich niewielki koszt i powszechna znajomość tego programu. W większości przypadków zaletą będzie też zerowa ingerencja tego typu rozwiązań w infrastrukturę informatyczną firmy.

Email this page

Print this page

Contact: Marcin Kowalski